Entenda de uma vez por todas a contabilidade para desenvolvedores de software · caiquearaujo

Decidi compartilhar mais uma experiência minha com vocês e dessa fez sobre a contabilidade como desenvolvedor de software. Antes, eu preciso elucidar que existem dois tipos de programador PJ na minha opinião, são eles:

“pseudo.CLT”: aquele que é contratado por uma empresa para exercer atividades de um funcionário, entretanto, com contrato de pessoa jurídica. Nestes casos, geralmente a empresa oferta muito mais do que ofertaria para a mesma vaga registrada e você tem o seu trabalho e “salário” garantido enquanto trabalha para ela;
“verdadeiro.PJ”: neste caso, o programador atua como uma empresa mesmo, algo como uma “software house”. Ele vai prestar serviços para uma ou mais empresas dentro da sua agenda de desenvolvimento e, individualmente, estes serviços estarão regidos sobre um contrato. Aqui a imprevisibilidade de trabalho é muito maior se você não tiver as skills comerciais necessárias.

pseudo.CLT

Eu acredito que esse modelo é ideal para quem precisa de segurança. Você faz um acordo comercial com a empresa, geralmente um contrato de prestação de serviços “maquiado”, tem um contador e emite as notas mensalmente pelo seu tal “salário”. Você paga os devidos impostos — falamos sobre isso depois — e no final do mês tá tudo certo.

É evidente que algumas empresas abusam desse recurso. Cobram horário, monitoramento, presença e uma série de outras responsabilidade de um colaborador da empresa. Só tem um porém, essa é uma prática ilegal. Desse tipo de modalidade, eu, particularmente, estou fora. Mas se você entende e aceita esse tipo de processo, está tudo bem.

O maior risco que você corre é o de exploração comercial. Algumas empresas, não todas, vão fazer de você um funcionário, exigir de você como um funcionário. E é importante que você saiba que isso não pode acontecer legalmente. Você não deve bater ponto, você não deve se portar como um funcionário. Você é um prestador de serviços contratado e deve fazer o trabalho conforme seus termos, isso na teoria.

Eu até entendo programadores que entram nessa modalidade. De certo modo, você ainda terá seu "salário" garantido no começo do mês, então as coisas meio que acabam se misturando e você começa a ter aparência de “funcionário” daquela empresa. Mas acredite, se alguém descobrir - como já vi acontecer com alguns colegas - é processo para os dois.

Para mim, é como trocar 6 por meia dúzia só que adicionando uma boa pitada de dor de cabeça. Como CLT tem algumas coisas que devem ser seguidas por uma empresa, além das obrigações fiscais e trabalhistas, você tem hora para entrar e hora para sair. Pode ter certeza que como “pseudo.CLT” além de você ter que lidar com os seus próprios B.O. contábeis, seu “chefe” vai bater na sua porta a qualquer hora do dia e ainda vai exigir tanto quanto exigiria na modalidade CLT.

Se compensa ou não vai de cada um. Mas, sinceramente, no Brasil não compensa. A única forma onde essa operação faz sentido é ao trabalhar para a gringa. É mais fácil o processo de contratação para eles. E se você entende que também será muito mais fácil, também, para eles te dispensarem a qualquer momento, está ótimo. É mais fácil para ganhar o salário em dólar, mais fácil de gerir sua carreira e, se você for bom, logo vão migrar o seu contrato para uma contratação formal.

“Mas, sério, nem se uma empresa no Brasil pagar muito bem?”, nem assim. Ou melhor, só se for dentro dos seus termos, mas aí estamos falando do próximo tipo de programador: o verdadeiro.PJ.

verdadeiro.PJ

Do ponto de vista legal, o programador não é um “programador PJ”, não existe “o programador”, mas existe “uma empresa” que presta serviços de desenvolvimento de software. E esse é ponto, atuar verdadeiramente como uma pessoa jurídica. Muitos desenvolvedores se esquecem disso. Aí o website de apresentação deles tem o próprio nome, ao invés do nome da empresa.

Nessa forma de atuação, todos os serviços que você prestar não devem em seu nome, mas no nome da empresa. Você será mais valorizado dessa forma e estará no controle com os seus próprios termos de contrato, suas próprias condições de entrega e pagamento e, além disso, determinará quanto de fato irá receber por cada contrato.

Digo que, desse jeito, você assume a direção e não fica constantemente de carona em um carro que não é seu. Os desafios, entretanto, são bem maiores do que na modalidade anterior. Como bem destaquei, “salário” preditivo é uma coisa que não aconteçe aqui e vai depender unicamente dos seus esforços comerciais em vendas.

Você pode, claro, prestar contrato com empresas, mas as empresas que buscam “programador PJ” não estarão muito interessadas. Elas querem, de fato, você como um funcionário e usam alguns benefícios como moeda de troca para fazer uma manobra fiscal.

Por um lado, você tem muito mais potencial de faturamento. É possível fazer 20K, 30K, facilmente nesse tipo de atuação. Por outro lado, tudo depende completamente das suas skills sobre como manter sua agenda de desenvolvimento lotada.

Na prática, se você não profissionalizar de fato o negócio, continuará atuando como um “freelancer que faz bicos”. E para profissionalizar alguma coisa você terá que investir, seja tempo ou dinheiro, em marketing, parcerias comerciais, rede de negócios, etc.

A verdade é que nem todos estão preparados para atuar dessa forma. As vezes você só quer programar e está tudo bem. O “pseudo.CLT” funciona, mas precisa ser muito bem analisado para você não trocar 6 por meia dúzia, enquanto que o “verdadeiro.PJ” precisa ser mais do que um programador para, de fato, prosperar.

Desafios

Seja um tipo ou seja outros, todos são apenas uma coisa para a receita federal: uma empresa. E uma empresa deve ter separação fiscal entre pessoa física e jurídica - seja MEI ou não. E a melhor dica inicial que eu posso te dar é: SEPARE sua pessoa física da sua pessoa jurídica, você é você e sua empresa é sua empresa. Ambos tem responsabilidades diferentes.

No tempo que comecei, isso lá em 2013, o MEI era mais flexível e muito menos regulamentado, por tanto comecei como MEI. Entretanto, tecnicamente essa prática é ilegal e hoje em dia existe mais fiscalização. Não escute contadores de esquina, MEI não pode e não deve exercer atividades intelectuais previstas no Anexo V do Simples Nacional, e deverá atuar apenas em um conjunto de atividades disponíveis no Anexo III.

Em outras palavras, MEI só pode exercer atividades técnicas. Desenvolvimento de software não é uma atividade técnica. Você pode até tentar a sorte, algumas prefeituras são mais flexíveis que outras. Na época que fiz a prefeitura aceitou, incluindo o registro público de atividades relacionadas a programação e desenho técnico — os tempos eram outros — e os CNAE's registrados na época foram:

95.11–8–00: REPARAÇÃO E MANUTENÇÃO DE COMPUTADORES E DE EQUIPAMENTOS PERIFÉRICOS
58.19–1–00: EDIÇÃO DE CADASTROS, LISTAS E DE OUTROS PRODUTOS GRÁFICOS

Se você topar o risco e tiver dentro do limite de faturamento do MEI, talvez você não tenha problemas. Quando eu atingi esse faturamento, não teve jeito... precisei migrar para ME. Mas, vamos retroceder e entender um pouco porque o MEI é tão desejado por programadores (existe até um processo no senado para autorizar a prática no MEI, mas o governo teme que a decisão seja explorada para trabalho irregular da classe):

Ele é fácil de ser aberto, em poucos minutos você tem a sua empresa aberta com um alvará temporário pronto para atuação;
A carga de imposto é muito menor, todas as notas fiscais emitidas são processadas por uma única guia de pagamento — R$ 76,00 na data atual;
Você não é obrigado a ter contador, nem precisa de uma conta jurídica ou uma separação fiscal.

MEI é mais fácil - bons tempos quando eu estava nele. O único cuidado que você precisa ter é na hora de declarar a prestação de serviço na nota fiscal. Você deve evitar descrever a prestação como uma atividade intelectual, deve descrevê-la como uma atividade técnica e operacional — é possível fazer isso, vai da criatividade de cada um. Para websites institucionais eu colocava "organização e edição do layout em interface gráfica a partir de requisitos reportados".

Outro ponto é que mesmo sendo MEI e não sendo obrigado, recomendo que abra uma conta jurídica — para o seu próprio bem. Será mais fácil se organizar e você pode colher algumas vantagens disso. Por tanto, sugiro que adote as seguintes estratégias como MEI:

Abra a conta jurídica MEI em qualquer banco digital - tem que ser a conta MEI;
Pague todas as despesas jurídicas com o cartão da conta jurídica, se possível peça o cartão de crédito MEI;
Depois de quitar todas as despesas, pegue o valor que sobrar e transfira apenas entre 80% a 90% para sua conta, não mais do que isso. Manter um dinheiro na conta jurídica irá auxiliar você com qualquer processo que você precise e manutenção de custos.

Eu fiquei no MEI por três anos, o máximo que consegui até estourar o limite de faturamento. Se você de fato conseguir atuar como MEI, talvez possa fazer o mesmo, seguir adiante o máximo que der e gerindo a cada passos os riscos dessa atuação.

Atualmente, o limite de faturamento está em 81.000,00 ao ano. Significa uma média de faturamento de 6.750,00 por mês. Mas, ainda como MEI, tem três coisas que você não deve esquecer:

Pagar a Guia de Contribuição Mensal (DAS), que você emite no sistema PGMEI;
A Declaração Anual do Simples Nacional para MEI, que você emite no sistema DASN SIMEI;
Emitir as notas fiscais tomando cuidado na descrição dos serviços prestados, relatando-os de forma técnica;
Pagar o Imposto de Renda caso seus rendimentos tributáveis sejam superiores ao mínimo tolerável pelas regras vigentes.

Uma das coisas mais difíceis que batalhei para localizar informações, foi sobre o cálculo do Imposto de Renda. A maioria dos contadores — na época — nem sabiam que MEI realmente tinha que declarar Imposto de Renda. Para te ajudar, te deixo a regrinha:

Você deve pegar seu faturamento bruto — total — do ano anterior; por exemplo, 60.000,00;
Deste valor você deve subtrair todas as despesas comprováveis do mesmo período — aqui validamos a importância de ter uma conta jurídica, as despesas serão claras e comprováveis; por exemplo, 6.000,00;
- Você pode pagar sua conta de internet, conta de luz e qualquer despesa associada com sua conta MEI, depois isso poderá ser usado para o cálculo do Imposto de Rende e te fazer economizar uma boa grana.
Então, deverá subtrair as despesas do faturamento bruto, calculando o valor que você ganhou de fato; no nosso exemplo, 60.000,00 — 6.000,00 = 54.000,00;
A partir resultado, você deve calcular a parcela isenta e não tributável — o governo considera, para MEI, como lucro presumido de 32% quando você não pode comprovar; no nosso exemplo, 54.000,00 * 12% = 17.280,00.
Por fim, você calculará a parcela tributável subtraindo o lucro presumido encontrado do valor que você ganhou de fato; no nosso exemplo, 54.000,00 — 17.280,00 = 36.720,00.

No final se a parcela tributável for maior que o mínimo aceito nas regras vigentes do Imposto de Renda, você deve declarar. No nosso exemplo, 36.720,00 é bem maior que o mínimo. Então você deverá fazer a declaração. Na declaração, você deverá preencher:

RENDIMENTOS TRIBUTÁVEIS RECEBIDOS DE PESSOA JURÍDICA PELO TITULAR: a fonte pagadora será o seu CNPJ e os rendimentos será a sua parcela tributável — no nosso exemplo, 36.720,00.
RENDIMENTOS ISENTOS E NÃO TRIBUTÁVEIS: a fonte pagadora será seu CNPJ, a categoria “Lucros e dividendos recebidos” e o valor será o lucro presumido calculado — no nosso exemplo, 17.280,00.

No final será calculado o valor que você deve de Imposto de Renda. Assim você encerra todas as suas obrigações contábeis com o MEI e pode seguir a sua vida de empreendedor tranquilamente.

Uma coisa importante: sob hipótese alguma, considere suas despesas pessoais como parte do MEI se você não tiver uma conta separada — uma jurídica e uma física — pois se você precisar comprovar tais despesas será uma dor de cabeça enorme. Já quando elas são efetuadas direto na sua conta jurídica, você tem base para justificar.

Contabilidade ME

Quando você começa a faturar mais do que 6.750,00 — ou se já sabe que irá faturar mais do que isso — não tem para onde correr. Você deverá abrir uma ME e deverá ter o auxílio de um contador. As coisas ficarão mais fáceis de administrar com um contador, mas os custos mudarão radicalmente e é sobre isso que eu quero falar.

Primeiro, não existe uma resposta definitiva, mas hoje utilizo os seguintes CNAE's para regularização do meu negócio:

62.02–3–00: DESENVOLVIMENTO E LICENCIAMENTO DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR CUSTOMIZÁVEIS;
62.03–1–00: DESENVOLVIMENTO E LICENCIAMENTO DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR NÃO-CUSTOMIZÁVEIS;
62.04–0–00: CONSULTORIA EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO;
62.09–1–00: SUPORTE TÉCNICO, MANUTENÇÃO E OUTROS SERVIÇOS EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO.

Todos eles serão disponíveis no Anexo V do Simples Nacional. Na prática, o mínimo que você pagará de imposto para eles é 15,5% de acordo com a tabela do simples nacional. É um baita de um imposto. Um projeto de 15.000,00 equivale a 2.325,00 de impostos e na prática você receberá apenas 12.675,00.

Existe formas de “bular” isso, aplicando o Fator R, por exemplo. Essa regra determina que algumas atividades do Anexo V podem ser tributadas no Anexo III (6% de imposto) desde que nos últimos 12 meses a folha de pagamentos da empresa tenha sido maior ou igual a 28% do faturamento bruto.

Antes de falar sobre isso, vamos direto ao ponto. Para o bem ou para o mal, não conte com a tributação menor. Primeiro, você vai precisar de um histórico de 12 meses; e, segundo, o que você deixar de pagar de imposto sobre a nota, você passará a pagar de imposto de renda. Na maior parte das vezes a diferença é de apenas 18% a 22% de econômia.

A melhor coisa que você pode fazer, por tanto, é repassar esse custo na contratação. Significa que se você quer ganhar R$ 15.000,00 deverá dividir esse valor por 85%, o resultado será 17.543,85. Em outras palavras, para ganhar 15.000,00 deverá cobrar 17.543,85. Não é tão difícil quanto parece ajustar esse tipo de negociação e parar de ficar preocupado com impostos.

Repassar esse valor para o contratante, entretanto, não significa que você não deva aplicar o Fator R. Então vamos retomar, o Fator R — tributação menor — é aplicado se e somente se as folhas de pagamento forem maiores ou iguais do que 28% do seu faturamento bruto dos últimos 12 meses. Em outras palavras, o seu pró-labore — retirada mensal que você deverá fazer legalmente, como um “salário do dono” — deverá ser sempre no mínimo 28% do seu faturamento no mês anterior.

Supondo que você fature no mês de janeiro 15.000,00. Seu seu pró-labore bruto no mês de fevereiro será 4.200,00. Porém esse é o valor do seu pró-labore bruto, não é o que você vai receber de fato ou transferir para sua conta de pessoa física. Como empresa, você deverá pagar sobre esse salário o INSS, o DIRF e, por fim, seu pró-labore líquido para sua pessoa física.

O cálculo do INSS sempre será em 11%, já o cálculdo do imposto de renda será compatibilizado conforme a tabela vigente:

Ganho de até R$ 1.903,98 — isento de imposto de renda;
Ganho de até R $2.826,65 — 7,50% e uma dedução de R$ 142,80;
Ganho de até R $3.751,05 — 15,00% e uma dedução de R$ 354,80;
Ganho de até R $4.664,68 — 22,50% e uma dedução de R$ 636,13;
Ganho ≥ a R $4.664,69 — 27,50% e uma dedução de R$ 869,36;

Para o mês de fevereiro, com um pró-labore bruto de R$ 4.200,00. Serão pagos exatamente:

R$ 462,00 — de INSS;
R$ 308,87 — de IR, 945,00 menos a dedução de 636,13;
R$ 3.429,13 — de pró-labore líquido, que será de fato transferido para sua conta.

Sem o Fator R em vigor, dos R$ 15.000,00 ganhos em janeiro, você terá pago e recebido os seguintes valores:

R$ 2.325,00 — dos impostos aplicáveis às notas fiscais;
R$ 770,87 — dos impostos aplicáveis ao pró-labore;
R$ 3.429,13 — recebido pelo pagamento do pró-labore;

O valor restante, 8.465,00, terá primeiro que arcar com os custos da sua empresa. Seja quais despesas que você tiver. Conta de telefone, internet, contador, licença de softwares e uma dezena de coisas. A fim de exemplificação, vamos considerar que suas despesas resultaram em 800,00. Do valor restante podemos extrair o lucro — e transferir para nossa conta como distribuição de lucros antecipada.

Não existe um valor determinado para isso, mas, particularmente, prefiro não retirar mais do que 85% do que tem na conta jurídica para distribuição de lucros. É bom para imprevistos fiscais e, no meu caso, como atuo como um “verdadeiro.PJ” existem meses que tem mais ou menos projetos e mesmo assim tenho que continuar arcando com todas as obrigações fiscais (pagando seu pró-labore todo mês, por exemplo). Ter uma gordura te ajuda a manter a saúde do negócio.

Considerando o valor de 85%, acrescentamos os seguintes valores aos pagos e recebidos:

R$ 800,00 — com despesas gerais da empresa;
R$ 6.523,75 — recebido como distribuição de lucro sobre o valor que sobrou em conta.

No final, você “ganhou” 15.000,00 reais em seu(s) contrato(s) e recebeu livre em sua conta 9.952,88. Você ganhou de fato, aproximadamente, 33% a menos do que recebeu. Por isso você deve ficar esperto com as propostas e os contratos. A promessa de 15.000,00 não necessariamente será o valor que você irá ganhar de fato.

Aliás, destaco que, quando o Fator R começar a ser aplicado — depois de 12 meses obedecendo a regra dos 28% — seu recebimento livre será de 11.164,13, um ganho de 1.211,22/12% a mais. Por tanto, não se engane. Será difícil manter os 28% nos primeiros 12 meses de atividade e ganhará 12% a menos do que pode ganhar. Mas, no final, essa economia irá ajudar bastante no futuro.

Por isso, reitero novamente, repassar o imposto para o contratante é a melhor opção. De todas as formas que você tem para economizar esta é a que resolve mais rápido o problema. Se desejar, não precisa ser agressivo e repassar 15,5%, faça uma média interessante e encontre o melhor valor.

Para definir tudo isso, tenha a ajuda de um contador e principalmente defina o valor que você quer ganhar e faça o cálculo reverso para saber quando deve de fato cobrar pela prestação daquele serviço.

Espero que esse conteúdo tenha ajudado de alguma forma 😊