Acho que exagerado é relativo, mas está ligado com a atividade da empresa se realmente há uma demanda por manter os arquivos (conforme citado).
Em relação à manutenção e tudo mais, utilizar uma solução pronta já supre isso, justamente por serem tão amigáveis.
E o custo precisa considerar o tempo, se são 135 por mês (1.620 por ano) e os arquivos precisarem ser mantidos por 5 anos por exemplo (padrão em outras indústrias), é um total de 8.100 de custo para algo que nem é deles de fato. Um NAS médio custa em torno de 4k-5k mais os HDs, me parece mais interessante ainda.

Ps: comecei a estudar sobre quando vi o conteúdo do Akita mesmo kkkk