Este é um bom ponto, algumas pessoas estão tão habituadas a entregar o que é preciso com as ferramentas à disposição, que sequer engajam a fazer diferente.

Tenho um exemplo na minha empresa em que, anos atrás desenvolvemos um CRM super robusto com diversas soluções de fluxos e APPs adjacentes e, mesmo assim, não é raro ver alguem controlando o fluxo de trabalho no Excel. Não é bonito, nem aceitável para a organização, mas ai cai na máxima "Está entregando resultado?", se sim, seguimos... Complicado...