Eu tive um chefe que comentou comigo uma abordagem meio dura, mas que é bem interessante. Ele disse:

"Antes de marcar uma reunião, pense no custo dela multiplicando o salário/hora de cada um dos participantes. Se você achar que vale a pena, então pode marcar"

No fim ele estava apenas reforçando a ideia de que uma reunião deve existir a fim de gerar mais valor, seja ele qual for.