Passei longos anos também na busca do "método/aplicativo" perfeito para produtividade. E confesso que fracassei com todos eles, me deparava contantemente investindo mais tempo e energia vasculhando por apps do que no objetivo principal: focar na task. Hoje sou o mais simples possível, tendo um workflow é bem parecido.

Basicamente, tudo o que eu devo e quero fazer, anoto no meu caderninho que fica ao lado do SETUP e todos os dias, (após um gole de café, haha) reviso o que eu devo fazer no dia e após isso, os "bônus", coisas que poderei fazer ao terminar as "main tasks".

Simples assim, nem mais e nem menos.

Alinhado disso, eu uso o google calendar para quebrar as horas do dia em blocos de tempo para me dedicar nas tasks e resfriar a cabeça, ao invés de usar pomodoro (o que não funciona para mim).