eu sou de usar o que funciona melhor no seu workflow. se fazer um board num a4 dentro da empresa entao use, se o time funciona bem com jira ou outra ferramenta use. O maior problema é usar só por que o CTO qier ou por que consultor mandou.
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Esse ponto que você mencionou é realmente muito importante. Já vi fluxos de trabalho tão engessados que praticamente inviabilizavam a produtividade dos desenvolvedores. Seria interessante iniciar uma discussão sobre isso para trocarmos algumas ideias.