Google Drive (minha preferência) e o One Drive da Microsoft voce deixa os dados en nuvem, faz controle de acesso, e de acordo com a escolha do usuário que está usando o drive no desktop ou mobile pode deixar arquivos offline. o backup nao é necessário já que esses serviços se responsabilizam pela integridade. em relação aos custos, você só precisa comprar espaço de armazenamento. no caso do Google, você pode usar o Google Workspace (para empresas), que voce paga por conta de usuário. voce tambem pode optar pelo Google One (para pessoas e familias).
vou levantar uns pontos para você analisar e ver se aplica no seu caso.
- capacidade da busca de arquivos levar em consideração o conteúdo do PDF
- você vai ter um HD virtual no dispositivo, a estrutura de pastas é essencial para não virar bagunça