Já passei por uma situação parecida de ter que explicar como uma ligação de telefone, foi mais ou menos assim:

Essas informações que apareecem aqui na tela do sistema, vem de outro sistema que fica em outro lugar em um outro computador. Esse nosso sistema faz um tipo de ligação para o outro sistema e pega esses dados, acontece que tem algum problema na linha ou no outro sistema, de forma que a ligação não está completando.

Isso aconteceu quando eu estava implantando um sistema em uma empresa que queria automatizar vários setores, porém os utilizadores eram praticamente analfabetos digitais.