Gestão de tempo e produtividade para Devs

Talvez uma das perguntas que mais recebo de pessoas que estão começando a estudar ou trabalhar com desenvolvimento de software é: "Como você consegue estudar tantas coisas diferentes e ainda ter tempo para trabalhar e se divertir?". A resposta é simples: Gestão de Tempo.

Por que é importante gerenciar o tempo?

Existem N motivos para gerenciar o tempo, mas vou listar apenas alguns dos principais:

• Tempo e Qualidade de vida: O tempo é um dos recursos mais valiosos que possuímos e sua gestão pode impactar diretamente na nossa qualidade de vida. Gerir o tempo de forma eficiente permite que possamos realizar nossas atividades diárias, atingir nossos objetivos e ter momentos de lazer e descanso.
• Produtividade: Gerenciar o tempo de forma eficiente aumenta nossa produtividade e eficiência nas tarefas realizadas. Isso permite que possamos realizar mais tarefas em menos tempo, o que nos dá mais tempo livre para fazer outras coisas.
• Equilíbrio: Gerenciar o tempo de forma eficiente permite que possamos manter uma vida equilibrada, evitar o estresse e a sobrecarga de atividades. Isso nos ajuda a manter a saúde física e mental em dia, o que é fundamental para o nosso bem-estar.
• Motivação: Quando estamos motivados e engajados com as tarefas que estamos realizando, é mais fácil manter o foco e a concentração, o que aumenta nossa produtividade e eficiência. Por outro lado, quando estamos desmotivados e desinteressados nas tarefas, é mais fácil se distrair e perder tempo com atividades menos importantes.

Dentre vários outros motivos, em resumo há uma frase que gosto fazer referência quando o assunto é gestão de tempo:

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia. ~ William Edwards Deming

Como gerenciar o tempo?

Antes de entrar nesse tema que é o mais interessante do que vou falar aqui, é importante entender que a gestão do tempo envolve diferentes dimensões, que incluem aspectos mentais, fisiológicos e técnicos.

Dimensão Mental

Na dimensão mental, é importante gerenciar nossos pensamentos, emoções e comportamentos para que possamos manter o foco e a concentração nas atividades que estamos realizando.

Devemos entender o valor do tempo e estar motivado para aproveitá-lo da melhor forma possível. Muitas vezes, é fácil perder de vista o valor do tempo e cair na armadilha de pensar que sempre haverá mais tempo no futuro para fazer as coisas que precisamos fazer.

Dimensão Fisiológica

A dimensão fisiológica diz respeito ao nosso corpo e aos seus limites. Como tudo na vida, temos um ponto ótimo de produtividade, que é o ponto em que conseguimos realizar as tarefas com eficiência e qualidade. Se ultrapassarmos esse ponto, podemos acabar prejudicando nossa saúde física e mental.

Para garantir que seu corpor sempre vai estar em potencial de estar próximo do ponto ótimo de produtividade, existem 3 mecanismos para tomar maior cuidado:

Sono Vigília: O sono é um dos principais mecanismos de regulação do corpo, dormir pouco ou dormir demais prejudica seu desempenho e sua saúde. Tenha um horário para dormir e um horário para acordar, durma o suficiente para se sentir descansado e disposto para realizar as atividades do dia a dia.

Fome-digestão: O corpo precisa de energia para funcionar, se você não se alimentar corretamente, seu corpo não vai ter energia para realizar as atividades do dia a dia. Além disso, comer demais também pode prejudicar seu desempenho, pois o corpo vai gastar energia para digerir a comida e isso pode causar sonolência e cansaço. Você precisa sempre estar atento a sua demanda energética, uma boa dica que já emenda no próximo mecanismo é começar a fazer exercícios físicos.

Estresse x Relaxamento: Tudo é dinâmico e o corpo não é diferente, você precisa de momentos de relaxamento para que seu corpo possa se recuperar do estresse causado pelas atividades do dia a dia. É quase que uma gamgorra onde ao estressar muito seu corpo mentalmente se faz necessário um estresse físico para que seu corpo possa se recuperar, por isso a importância de fazer exercícios físicos.

Dimensão Técnica

A dimensão técnica engloba as ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar o tempo de forma eficiente. É importante aprender a utilizar as ferramentas certas e aplicar técnicas que sejam eficazes para o nosso perfil de trabalho.

Técnicas de Gestão de Tempo

Existem diversas técnicas que podem ser aplicadas na gestão do tempo. Algumas das mais populares são:

Planejamento Semanal

O planejamento semanal é uma das técnicas mais simples e eficazes para gerenciar o tempo. A ideia é fazer um planejamento das atividades que serão realizadas durante a semana, definindo quais tarefas serão realizadas em cada dia da semana.

É importante ressaltar que o planejamento semanal não deve ser muito detalhado, pois isso pode causar ansiedade e estresse. O ideal é definir apenas as atividades mais importantes e deixar o restante para ser definido no dia a dia. além disso, há um grande perigo de cair na Falácia do Planejamento.

Falácia do Planejamento: A falácia do planejamento é um fenômeno que ocorre quando as pessoas superestimam sua capacidade de realizar tarefas em um determinado período de tempo. Para evitar essa armadilha, é importante ser realista e considerar imprevistos que possam surgir durante o dia. Por isso, é importante deixar um tempo livre para imprevistos e atividades não planejadas no planejamento semanal.

Planejamento por Objetivos

Essa técnica é muito utilizada em empresas para definir os objetivos e metas que serão alcançados em um determinado período de tempo. A ideia é definir um objetivo e as metas que serão realizadas para alcançar esse objetivo.

E Lembrando que objetivo é diferente de meta, objetivo é o que você quer alcançar e meta é o que você vai fazer para alcançar esse objetivo. Por exemplo, se você quer emagrecer, seu objetivo é emagrecer e sua meta é fazer exercícios físicos e se alimentar de forma saudável.

Criar objetivos e metas é importante para manter o foco e a concentração nas atividades que estamos realizando. Além disso, é importante definir metas que sejam realistas e alcançáveis, pois isso aumenta a motivação e a produtividade. Além disso, a criação de KPIs (Key Performance Indicators) é uma ótima forma de medir o progresso e a eficiência das atividades realizadas. Recomendo a leitura: KPIs: O que são e como definir os indicadores de desempenho da sua empresa

Pomodoro

Provavelmente a técnica mais conhecida quando o assunto é gestão de tempo, o Pomodoro é uma técnica simples e eficaz para aumentar a produtividade e a eficiência nas tarefas realizadas. A ideia é dividir o tempo em blocos de 25 minutos, separados por intervalos de 5 minutos. Durante cada bloco de tempo, o objetivo é focar em uma única tarefa e evitar distrações.

Trazendo isso para o contexto de desenvolvimento de software, é muito comum que durante o desenvolvimento de uma funcionalidade, o desenvolvedor acabe se distraindo com outras coisas, como responder mensagens no Slack, ler e-mails, etc. Isso pode causar atrasos no desenvolvimento da funcionalidade e prejudicar a produtividade do desenvolvedor.

O Pomodoro ajuda a evitar essas distrações, pois o desenvolvedor sabe que terá apenas 25 minutos para trabalhar na funcionalidade e não poderá se distrair com outras coisas durante esse período de tempo. Além disso, o Pomodoro também ajuda a manter o foco e a concentração, o que aumenta a produtividade e eficiência nas tarefas realizadas.

Por que 25 minutos? Por que Pomodoro funciona?

Há 4 principios seguidos pela técnica Pomodoro que fazem com que ela funcione:

Estresse x Relaxamento: Respeitando a dimensão fisiológica da gestão de tempo, ao encontrar um tempo bom ao qual você consegue manter o foco e a concentração, você consegue trabalhar de forma mais eficiente e produtiva. O tempo de 25 minutos é um tempo bom para a maioria das pessoas, mas você pode testar outros tempos e ver qual funciona melhor para você.

Contra o Multitasking: Sabemos que por a + b que não adianta tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, pois isso só vai nos deixar mais cansados e menos produtivos. Por isso, o Pomodoro ajuda a evitar o multitasking, se você tem uma tarefa para ser realizaa, dedique 25 minutos para ela e só ela.

Tempo de Set-up: O tempo de set-up é o tempo que levamos para começar a fazer uma tarefa. Ao dedicar somente a uma tarefa por vez, você minimiza o tempo de set-up e consegue ser mais produtivo.

Lotes de Batelada: Príncipio da Engenharia de Produção, que diz que é mais eficiente a produção de lotes de batelada do que a produção de lotes unitários. Isso significa que durante o Pomodoro, você vai estar acumulando tarefas para serem realizadas na pausa de 5 minutos ou no próximo Pomodoro como responder pessoas no Slack, ler e-mails, etc.

Além destes 4 principios, há duas teorias que explicam o porquê de o Pomodoro funcionar:

Lei de Parkinson: "O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização". Ao estipular um tempo para realizar uma tarefa, seu cerebro inconscientemente vai se esforçar para realizar a tarefa dentro do tempo estipulado. Quantas tarefas em sua vida você sabe que faz em minutos mas não a faz por que não existe prazo para ela? Agora reflita sobre quantas tarefas que pareciam muito complexas e que você achava que levaria horas para realizar, mas que você conseguiu realizar antes do tempo estipulado simplesmente por que você tinha um prazo para ela.

Princípio de Pareto: "80% dos seus resultados só dependem de 20% do seu esforço". Para entender esse princípio aplicado ao pomodoro, vamos supor que temos uma prova para ser feita em um dia x (prazo), você sabe que tem 5 dias para estudar para essa prova, você sabe que estudar um pouco do conteúdo da prova todos os dias até o dia da prova (20% do conteúdo por dia durante 5 dias) é muito mais eficiente do que estudar todo o conteúdo da prova no dia anterior a prova. Isso acontece por que o seu cerebro vai estar trabalhando no problema durante os 5 dias, mesmo que você não esteja estudando, e quando você for para a ação, você vai estar mais preparado para resolver o problema. Agora na perspectiva pomodoro isso se aplica com os lotes 25min de pomodoros, ao dividir a tarefa você se esforça menos e obtêm mais resultados.

Matriz de Eisenhower

Quando estiver tudo um caos e você não souber por onde começar, a Matriz de Eisenhower pode te ajudar a priorizar as tarefas e organizar o seu dia. A ideia é dividir as tarefas em 4 quadrantes, de acordo com a importância e urgência de cada tarefa.

• Importante e Urgente: Tarefas que precisam ser realizadas imediatamente.
• Importante e Não Urgente: Tarefas que precisam ser realizadas, mas não precisam ser realizadas imediatamente.
• Não Importante e Urgente: Tarefas que precisam ser realizadas imediatamente, mas não são importantes.
• Não Importante e Não Urgente: Tarefas que não precisam ser realizadas imediatamente e não são importantes.

É importantíssimo saber dizer não para tarefas que não são importantes e não são urgentes, pois isso vai te ajudar a manter o foco nas tarefas que realmente importam.

Tudo isso na perspectiva de um Desenvolvedor

Agora que já vimos algumas técnicas de gestão de tempo, vamos ver como podemos aplicá-las na prática para gerenciar o tempo de forma eficiente.

Eu, você e a maioria dos desenvolvedores que conheço, temos uma rotina de trabalho bem parecida, que consiste em reuniões, código e review. Como podemos aplicar as técnicas de gestão de tempo nesse âmbito?

Vamos começar pela parte teórica que é a questão da dimensão mental e física.

• Dimensão Mental: É importante estar motivado para conseguir realizar as tarefas do dia a dia. Para isso, você deve ter um objetivo claro e bem definido, você esta desenvolvendo features, participando de reuniões, fazendo review por quê? Defina sua Objetivo e quais serão seus metas para atingir esse objetivo. Com isso feito você terá um engajamento maior com as tarefas do dia a dia.
• Dimensão Física: Não adianta nada estar motivado se você estiver cansado, com fome, sede, etc. Respeite seu horário de almoço, atenda a demanda energética do seu corpo, faça exercícios físicos, etc. Seu corpo também é uma máquina e precisa de manutenção.

Agora vamos para a parte prática que é a questão das técnicas de gestão de tempo.

Já usamos uma técnica na teórica que foi o Planejamento por Objetivos criando os nossos KPIS e metas, mas aqui vamos sair da visão macro e ir para a visão micro, que é o dia a dia.

• Planejamento semanal: Você provavelmente tem uma agenda com todas as suas reuniões, daily,weekly, planning, retro seja lá qual o ritmo de desenvolvimento adotado na sua empresa, crie o hábito de planejar sua semana com antecedência, se você tem a meta x para a semana, use os princípios aprendidos aqui para decidir quais horários você vai se se dedicar a isso. Atenção, não se esqueça de deixar um tempo livre para imprevistos e atividades não planejadas no planejamento semanal, pois eles vão acontecer.

• Matriz de Eisenhower: Caso você tenha tarefas conflitantes devido a um imprevisto ou qualquer outro contratempo, use a matriz de Eisenhower para priorizar as tarefas e organizar o seu dia.

• Pomodoro: Já falei bastante do pomodoro mas vamos a minha perspectiva, como eu faço? Eu uso lotes de 25 minutos / 5 minutos para tarefas que eu tenho uma certa noção do que devo fazer e para tasks que não sei nem por onde começar eu antes crio um pomodoro de 30 minutos para aprender sobre o tema e decidir se consigo a fazer sozinha ou vou precisar de apoio de alguém.

Fim ?

Tem muitas outras técnicas que deixei de comentar aqui que podem auxiliar como metas S.M.A.R.T e OKRs, mas acredito que as técnicas que comentei aqui são as mais importantes e que podem ser aplicadas na prática. É importante lembrar que tudo listado aqui é um processo de melhoria contínua, adapte e encontre o que funciona melhor para você.

Espero que tenha gostado do artigo e que ele possa te ajudar a gerenciar o seu tempo de forma eficiente. Se tiver alguma dúvida ou sugestão, deixe um comentário abaixo ou entre em contato comigo pelo LinkedIn ou pela aba de contato do meu site.