Sobre a parte de notificação eu não sei lhe dizer se fosse e-mail é simples mas essa solução é "generica" até o momento de enviar a notificação

Faça uma tabela de departamentos
campos:
id (pk)
nome do departamento

e uma tabela de funcionários
campos:
id (pk)
nome do funcionario
email
departamento (fk na tabela de departamentos)

e adicione na OS um campo de notificado e departamento
campos:
id (ip)
...
notificado (default false)
departamento (departamento responsável por normalizar a OS, fk na tabela de departamentos)

Quando a OS for criada ela é criada com campo notificado false.

Crie um sheduler que roda a cada 1 minuto, ou 10 minutos que vai fazer um select na tabela de OS filtrando todas as OSs que estão com o campo notificado false, ai seu programa tem a função de para cada OS entrar na tabela de funcionários filtrar pelo departamento da OS e disparar uma notificação, eu faria via e-mail por falta de conhecimento de outras tecnologias.