Como eu faço reuniões EFICIENTES com o time do Tintim
Sabe aquele monte de reunião chata e sem sentido? Aqui no Tintim não tem isso!
Durante meus muitos anos atendendo empresas, como freelancer ou através da Codevance, o que mais presenciei foram intermináveis reuniões. Sabe, daquelas que são inúteis e que não resolvem nada? Como isso me irritava.
Por isso, quando virei líder, uma das minhas maiores preocupações foi aprender a fazer uma boa gestão. Especificamente, boas reuniões.
Na edição de hoje da Newsletter do Moa eu decidi contar um pouco mais sobre como fazemos reuniões eficientes aqui no Tintim.
Ninguém sabe fazer gestão
Eu comecei a trabalhar como freelancer fulltime quando tinha 23 anos. Bem novo. Dos 23 aos 26, essa foi a minha profissão.
Durante esse período, interagi com diversos clientes e suas equipes. Já participei de projetos em grandes empresas, com diversos times de tecnologia. Já participei de projetos em pequenas empresas, que não tinham nenhum time de tecnologia. E também já participei de projetos em startups… Essa pluralidade de experiências me fez ter contato com diversos estilos de gestão. A maioria deles, uma bagunça.
Falando especificamente de gestão de software, eu nunca tive contato com uma empresa que realmente fizesse uma gestão eficiente. De todas as empresas com as quais interagi, eu notei dois padrões.
O primeiro deles, e o mais visto, é a gestão freestyle. O líder não tem muita noção de gestão de projetos, e o time também não. O resultado é uma rotina de trabalho bagunçada, com o time dividindo seu tempo entre codar e apagar incêndio (claro, codar é a exceção).
O segundo deles, e bem mais raro, mas tão ineficiente quanto, é o extremo oposto. Nesse caso, o líder já tem um nível de consciência maior. Já sofreu as consequências da falta de rotinas de gestão. Por isso, saiu à caça da solução e trombou com algum agile coach da vida. O resultado é uma rotina de trabalho mais burocrática do que a de uma repartição pública. Se antes o problema era a desorganização, agora o problema é a dificuldade de conseguir entregar algo.
Anos mais tarde, quando decidi fundar a Codevance, decidi, também, que a gente teria uma boa rotina de trabalho. Foi quando comecei a estudar o assunto mais a fundo, e me deparei com um dos maiores nomes da área: Alisson Vale. Foi através dos seus cursos, principalmente o Software Zen, que aprendi a tocar um projeto de software do jeito certo.
Conforme os anos foram passando, a minha rotina como profissional foi evoluindo. Na Codevance, comecei desenvolvendo e depois liderando. Quando me tornei sócio da DevPro, passei o bastão da liderança do time de desenvolvimento da Codevance para o Ronaldo. Virei, então, líder de um líder. Em paralelo, lá na DevPro, passei a ter a rotina de um marketeiro. Alguns meses depois, comecei a formar um time, e virei líder de marketing e vendas. Anos mais tarde criei o Tintim e, em poucos meses, já tinha me tornado líder de vários líderes, de várias áreas diferentes.
Dentre os vários papéis de um líder, um dos mais importantes é gerenciar a rotina de trabalho do seu time. Durante esses mais de 7 anos liderando times, eu fui desenvolvendo meu estilo de gestão. Os ensinamentos do Alisson Vale sobre gestão de projetos de software são a base desse estilo. Mas, também, bebi de diversas outras fontes.
Hoje, nossa rotina de gestão funciona igual a um relógio. Ela é simples, mas extremamente eficiente. Essa rotina possui diversos pilares. Um dos mais importantes são as reuniões. Hoje vou explicar como a gente faz reuniões aqui no Tintim.
Premissas básicas de uma boa reunião
Reuniões servem para decidir, não pensar
Uma das coisas mais ineficientes que existem são as reuniões feitas para pensar. Existem, sim, casos específicos em que cabem reuniões para discussão e geração de ideias. Essas reuniões se chamam "reuniões de brainstorming", e não fazem parte de rotinas de gestão. Essas são reuniões de trabalho, e elas precisam nascer de um contexto específico, com escopo definido e objetivos em mente.
Quando estamos falando de gestão de rotina de trabalho, as reuniões possuem, basicamente, três objetivos: checagem, discussão e decisão. Ideação não.
Reunião tem hora para começar e hora para terminar
Conforme vamos adquirindo mais responsabilidades, nossa agenda vai ficando mais apertada. Quanto mais apertada for uma agenda, mais você precisa respeitá-la. Respeitar sua agenda significa, principalmente, respeitar seus horários.
É claro, cabe bom senso aqui. A minha segunda-feira, por exemplo, é lotada de reuniões. Às vezes, algum assunto mais importante acaba se estendendo e atrasando a programação geral. Pequenos atrasos passam, desde que sejam realmente pequenos e sejam mais exceção do que regra.
O que não passa são reuniões que deveriam durar 1h e acabam durando 2h30. O que também não passa são reuniões que deveriam começar às 10h e começam às 10h50. Isso é um desrespeito com o tempo alheio.
Reunião precisa ter ata
Nossa cabeça foi feita para pensar, não para armazenar informações. Para isso, existem diversas tecnologias, desde o moderno Notion até os milenares lápis e papel. Quando falamos de reunião, existe uma tecnologia chamada ata.
Para toda reunião que você liderar, sempre faça questão de preparar uma ata. Essa ata deve conter informações básicas, como os assuntos que foram discutidos, as decisões tomadas e os participantes envolvidos. Mais à frente, falo como são as nossas atas.
Documentar é tão importante quanto decidir. Cansei de relembrar decisões e poupar tempo com uma simples busca na pasta de reuniões do Google Docs.
Reunião precisa ter desdobramento
Quem nunca sofreu com aquelas reuniões intermináveis em que, no final, um olha para a cara do outro e pensa: "Tá? E aí?".
Primeiro de tudo, é preciso ter em mente que uma reunião precisa ter um objetivo claro. De novo: reunião serve para tomar decisão, não para pensar coletivamente.
Por consequência, as decisões de uma reunião devem desdobrar em tarefas para seus participantes. Melhor ainda se essas decisões foram anotadas na ata, documentadas e passadas a limpo no seu gerenciador de projetos.
Como a gente faz reuniões no Tintim
Aqui no Tintim, eu tenho uma rotina de gestão muito bem definida com os meus liderados. São reuniões semanais que a gente usa, basicamente, para checar resultados, discutir pendências operacionais, e ajustar a rota rumo às metas do ano.
O principal dia que uso para fazer isso é segunda-feira.
1x1 com cada líder
Na parte da manhã, eu faço uma reunião individual com cada um dos três líderes do Tintim. Em cada uma dessas reuniões, a gente segue uma agenda padrão.
Primeiro, a gente bate os números da semana passada e compara esses números com as metas definidas. Depois, a gente bate o status de cada um dos projetos. Depois, a gente bate o status das tarefas que são desdobradas desses projetos. Por último, a gente bate as tarefas da semana.
Depois dessa rotina, a gente discute assuntos específicos. Geralmente, esses assuntos são pendências e dúvidas. Às vezes, também usamos esse tempo para fazer algum brainstorming sobre determinado assunto.
Como essas reuniões possuem uma duração fixa, eu tento sempre aproveitar todo o tempo possível. Se a gente não conseguir finalizar o assunto, marcamos um segundo horário. Via de regra, eu tento sempre ser diligente para não precisar marcar esse segundo horário.
A partir dessas decisões, o líder desdobra o assunto com seu time.
Essas reuniões duram de 45min a 1h, dependendo da liderança.
Reunião de liderança
Depois da reunião com cada líder, eu faço uma reunião coletiva com todos os líderes. Essa reunião dura 1h.
Nessa reunião, a gente bate o resultado financeiro da semana passada. Resumidamente, olhamos para os números do funil de vendas, MRR e churn. Depois, cada líder comunica brevemente um status report dos seus projetos para todos os presentes. Por fim, discutimos assuntos específicos.
Um dos valores do Tintim é a Autonomia. Os líderes são bastante livres para resolver suas pendências entre si. Em assuntos operacionais, dificilmente eu entro no circuito. O pessoal costuma me acionar mais para tratar de questões táticas e estratégicas. Geralmente, são esses os assuntos específicos que discutimos em conjunto.
A gente costuma, também, fazer brainstorming nesses momentos. Acho bastante importante termos essa agenda fixa semanal, independentemente de termos ou não assuntos a serem tratados. Como estamos todos remotos e não convivemos em almoços, cafés e happy hours, ter esses tempos "livres" ajuda a ter discussões menos operacionais e mais filosóficas em relação à empresa.
Depois da reunião, eu aproveito o embalo e gravo um vídeo curto de status report divulgando os resultados financeiros da semana e o status dos projetos mais importantes. Mando esse video no canal #geral do nosso servidor no Discord.
Follow-ups de liderança
Eu aprendi a fazer gestão de projetos (e consequentemente de pessoas) num contexto de desenvolvimento de software. Por conta disso, na minha vida inteira eu sempre fiz dailies.
Para quem não sabe, daily é aquela reunião que deveria ser rápida, de 15 minutinhos, em que todo o time faz um report de seu trabalho e compartilha impedimentos. Caso haja impedimentos, os interessados seguem o papo entre si para se resolver.
Durante algum tempo, eu fazia dailies com meus liderados. Isso acontecia num contexto em que todo mundo tinha uma função quase que exclusivamente operacional. Conforme o Tintim cresceu, meus liderados passaram a ter funções menos operacionais e mais gerenciais. Por conta disso, as dailies começaram a perder o sentido.
Depois de vários testes, chegamos a um ritmo legal de fazer follow-ups às quartas e sextas. Esses follow-ups quase sempre duram meia hora, e têm o mesmo propósito da daily: reportar status e resolver impedimentos.
Reunião de Customer Success
Essa reunião também acontece semanalmente, às segundas-feiras, e dura cerca de 1h. Participam dela todos os membros do suporte, a liderança de tecnologia e eu.
Começamos a reunião analisando a taxa de sucesso de onboarding de novos clientes. Depois, a gente analisa detalhadamente e classifica cada um dos churns que aconteceram na última semana. Depois, analisamos as solicitações de funcionalidades que vêm diretamente dos usuários ou do suporte. Por fim, discutimos assuntos específicos.
Essa é uma das reuniões mais importantes. É através dela que entendemos o que precisamos fazer para reter nossos clientes. Essa é a reunião responsável por pautar, quase que integralmente, o nosso roadmap de produto.
Como são as atas das nossas reuniões
Temos uma pasta exclusiva para armazenar as atas de nossas reuniões. Cada arquivo contém, no nome, a data e o título da reunião (dica: use o formato 2024-04-27 nas datas, e ganhe ordenação por data).
A estrutura é simples. O documento contém a lista de participantes, os assuntos para discussão, os assuntos que foram postergados, as decisões tomadas e as tarefas que foram definidas.
Os assuntos são todos preenchidos previamente, na semana anterior. Conforme eles vão surgindo, no dia a dia de trabalho, os envolvidos vão preenchendo a pauta.
Durante, ou no fim da reunião, eu termino de preencher a ata para, depois, passar a limpo. Eu anoto cada uma das decisões tomadas. Anoto, também, cada uma das tarefas desdobradas. Caso algum assunto não tenha sido discutido, o movemos para "assuntos postergados".
Depois da reunião, eu passo essa ata a limpo. Isso significa mover as tarefas para o Clickup e criar o arquivo da reunião da semana que vem.
Quando a reunião é importante, a gente grava e documenta usando inteligência artificial. Usamos o software TL;DV para isso. Ele é sensacional. Não consigo mais viver sem.
Como cada líder toca seu time
Como cada líder toca seu time? Não sei. Como disse, um dos valores do Tintim é a autonomia.
Existem diversos modos. Tem líder que faz daily. Tem líder que o time inteiro trabalha conectado em uma sala do Discord durante todo o dia. Tem líder que só se comunica assíncronamente.
Eu, por natureza, sou extremamente controlador. Já tentei controlar a gestão inteira da empresa durante muito tempo. Inclusive, me pego diversas vezes metendo o bedelho onde não devo. Depois que resolvi, deliberadamente, parar de me meter na gestão alheia, as coisas fluíram muito melhor.
Hoje posso dizer, com muito orgulho, que eu quase já não tenho utilidade na operação do dia a dia do Tintim. Um dos maiores ativos que formamos aqui no Tintim, sem dúvida alguma, foi o nosso time. Graças à confiança que tenho no time, posso dedicar meu tempo a tarefas que visam o médio/longo prazo da empresa.
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Fonte: https://bit.ly/44ytjzP