Por mais que o trabalho remoto seja a realidade predominante no mundo da tecnologia durante os últimos anos, ainda tem muita gente que não aprendeu a trabalhar dessa forma.

Você é uma pessoa que gosta de rotinas? É disciplinada? Tem costume de fazer o que precisa ser feito? Se você respondeu não para alguma dessas perguntas, este post vai te ajudar a clarear a entender melhor esse assunto.

Na edição de hoje eu vou falar sobre a importância de definir uma rotina com bons hábitos para conseguir ser produtivo trabalhando remotamente.

O Ser Humano e o Hábito

Vivemos em uma época onde tudo é urgente e, ao mesmo tempo, líquido. O WhatsApp com vários grupos, o Twitter com várias mensagens, o Instagram com vários Stories. Tudo dura muito pouco. Passa-se um dia, ou até menos e, pronto, o assunto já mudou.

Na contramão de tudo isso vem eu e você, pobres ser humaninhos, tentando desenvolver nossa autonomia e buscando encontrar um pouco de ordem nesse caos. No fim das contas, o trabalho remoto é isso: a busca por fazer o que precisa ser feito sem que ninguém esteja nos supervisionando.

Por isso eu acredito que o caminho para um bom desempenho trabalhando remotamente é o desenvolvimento ativo de uma rotina composta por bons hábitos.

Apenas a título de explicação, o hábito é uma ação que já foi executada tantas vezes que você já nem percebe como está fazendo. Você não precisa pensar. Hábito é algo que você simplesmente faz, quase que de forma automática.

A anatomia de um hábito no nosso cérebro é bem simples: antes do hábito vem o gatilho. Depois do gatilho, vem o hábito em si. Depois do hábito, vem a recompensa.

Para ficar mais fácil de entender, deixe-me exemplificar: Imagine aquele chocolatinho que você come logo depois do almoço. Na primeira vez, você decidiu ativamente comer um chocolate após uma refeição. Ao fim, você sente um prazer genuíno. Então, no outro dia, você repete a dose, e assim se segue no terceiro, quarto, quinto, décimo, trigésimo dia.

Então, no septuagésimo dia, ao tentar comprar o chocolate, o dono do restaurante diz que, infelizmente, está em falta. Ao ficar sem o chocolate após o almoço você se sente mal, se sente meio estranho. É como se algo estivesse fora do lugar. Nada de muito exagerado, mas, ainda sim, incômodo. Isso se chama abstinência. Ao repetir a mesma ação durante vários dias, você desenvolveu o hábito de comer chocolate após o almoço. Em outras palavras, você acabou se viciando na agradável sensação que o açúcar causa no seu corpo. Hábitos viciam.

Sem mais delongas na explicação (se quiser se aprofundar no assunto, recomendo o ótimo livro O Poder do Hábito), espero que você tenha entendido, de forma bem resumida, como um hábito se forma.

Entender como os hábitos funcionam é primordial para ser uma pessoa produtiva, afinal, a rotina de um ser humano é composta por hábitos. Tudo o que você repete com consistência vira hábito.

Agora, será que conseguimos moldar nossos hábitos?

Moldando seus Hábitos

Sim, é possível moldar nossos hábitos. Aliás, todos os nossos hábitos foram moldados. A diferença é que esse processo é feito de forma involuntária. Quando bebê, você não aprende a andar pois “precisa moldar um hábito”. O bebê aprende a andar por diversos outros fatores. O que acontece é que, durante o processo, um hábito acaba sendo formado.

Eu poderia recomendar aqui hábitos que considero bons em diversos aspectos da vida. Leitura matinal, água com limão, exercícios físicos diários, meditação, etc. Sim, são bons hábitos e posso afirmar categoricamente que minha vida melhorou absurdamente depois que eu incorporei estes hábitos na minha rotina. Mas, como o objetivo deste post é falar exclusivamente sobre trabalho remoto, deixo esse tema para outro momento.

Na hora de elencar bons hábitos para o trabalho remoto, temos que buscar dois objetivos: produtividade e capacidade de comunicação. Os hábitos abaixo aqui são pensados para otimizar estes pontos.

1- Procure trabalhar no mesmos horários que seus colegas

Para quem trabalha com colegas do Brasil, especificamente que estão no mesmo fuso horário, essa dica pode parecer óbvia, mas, nem por isso, evidente.

Sempre busque uma janela do dia em comum em que todos os membros do time estejam trabalhando. Essa janela não precisa ser muito longa, mas também não pode ser muito curta. Acredito que umas 4-6 horas por dia está ótimo.

O objetivo desse hábito é ter acesso rápido aos seus colegas quando surgirem dúvidas, principalmente as que possam te impedir de realizar seu trabalho. Por mais que eu prefira e recomende a comunicação assíncrona, é relativamente comum surgir o cenários em que você precise de 5 minutinhos com o colega.

2- Desenvolva e Respeite Rituais

Como cada um pode estar em um canto do mundo, fica muito mais difícil improvisar. Dada essa condição, o trabalho remoto demanda a busca por processos muito bem definidos. A mesma regra vale para os rituais.

Em trabalhos criativos, como a programação, o pensamento que deve prevalecer é o pensamento sistêmico.

Sem entrar no mérito da questão, apenas entenda que, ao desenvolver trabalhos criativos, não basta apenas olharmos para o trabalho feito por cada indivíduo, de forma separada. Neste modelo de trabalho, a relação entre os membros de um time também deve ser considerada.

Dada a complexidade dos trabalhos criativos, precisamos olhar para o trabalho em equipe como um organismo complexo que também gera valor pela interação. Para garantir que o time todo esteja caminhando rumo a mesma direção, é preciso, de tempos em tempos, reunir-se para ajustar a estratégia.

Imagine um time de voleibol. O objetivo é buscar a vitória. Sendo assim, o time, liderado pelo técnico, traça determinada estratégia antes do jogo. Durante o jogo, para garantir que a estratégia produza efeito, tempos técnicos são utilizados para que o time faça uma breve reunião e ajuste o prumo.

Sua equipe deve trabalhar da mesma forma. Por isso as dailies, prática vinda das metodologias ágeis, são tão importantes. Mas não adianta fazer por fazer. Estas pausas precisam cumprir seus objetivos, senão se torna apenas burocracia.

Bom… considerando que essas reuniões de feedback são muito chatas, mas que elas precisam ser feitas, a dica que eu dou é desenvolver e respeitar o ritual. Precisa se reunir todo dia? Então que isso seja breve, por 15 minutos no máximo. Que seja, também, uma reunião com pautas muito bem definidas. E, mais importante, que essas regras e pautas sejam cumpridas.

Isso vale também para todos os outros rituais, seja no individual ou no coletivo. A sacada é ter dois pontos de atenção: 1) o ritual está sendo cumprido? Se não, cumpra. 2) o ritual está funcionando? Se não, troque.

3- Organize seu dia em blocos

O cérebro humano de pessoas normais possui certa dificuldade de atingir um alto nível de concentração. Esse alto nível de concentração é o que chamamos de flow. O nosso cérebro demora para pegar no tranco.

Sabendo desta característica, uma das coisas que mais atrapalha a produtividade em trabalhos criativos é a chamada “troca de contexto”. Toda vez que você para o seu trabalho para responder uma mensagem, participar de uma reunião, atender o telefone, ou qualquer outro tipo de interrupção, seu cérebro “volta à estaca zero”. Ao voltar para a atividade original, mais um grande volume de energia será gasto para que seu cérebro “pegue no tranco novamente”.

Imagine um carro. O motor gasta muito mais combustível para tirar um carro do lugar do que para mantê-lo em movimento. O nosso cérebro funciona de forma parecida.

Por isso recomendo você separar seus dias em blocos. Separe um bloco para tarefas criativas, que demandam um bom nível de concentração. Separe o outro bloco para tarefas operacionais, que não exigem grande volume de concentração.

Fazendo isso você evita trocas de contexto e consegue aproveitar mais sua energia produtiva. Um arranjo que funciona muito para mim é reservar a manhã para tarefas criativas e a tarde para tarefas operacionais.

4- Comece o dia com uma lista de tarefas

Provavelmente você já ouviu falar que o Mark Zukemberg usa a mesma cor de camiseta todo dia para evitar tomadas de decisão sem importância. Bom… você não é o Mark Zukemberg e não comanda uma empresa do tamanho da Meta, portanto você não precisa ser freak neste nível.

Entretanto, aproveitar-se desse princípio é válido. Tomadas de decisão consomem um custo considerável da nossa energia produtiva. Por isso recomendo que você comece seu dia com uma lista de tarefas definida. Assim, você foca toda sua energia em fazer, ao invés de pensar no que deve ser feito.

A forma que eu gosto de fazer é, de tempos em tempos, definir objetivos de curto e médio prazo. A partir destes objetivos, eu defino semanalmente as tarefas necessárias para que esses objetivos sejam atingidos.

Portanto, todo domingo eu planejo o que preciso fazer na semana. Com esse planejamento claro, durante a semana, antes de dormir, eu sempre planejo quais serão as tarefas do dia seguinte.

O ideal é que seu dia comece planejado. Caso isso não seja possível, tome como primeira tarefa do seu dia de trabalho definir o que será feito ao longo do dia. O que não dá é para não ter esse guia. Lembre-se: não existe vento a favor para quem não sabe onde quer chegar.

5- Evite trabalhar por longos períodos

E por último, mas não menos importante, outra obviedade: não trabalhe por longos períodos. Seja pensando em horas, seja pensando em dias.

Nosso cérebro possui uma quantidade limitada de capacidade cognitiva e, por isso, a qualidade é muito mais importante que a quantidade de tempo de trabalho.

Claro, para toda regra há exceções. Precisa virar a noite para cumprir determinado prazo? Vira, fazer o que. O que não podemos deixar acontecer é a exceção tornar-se regra.

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Lembre-se: é de nossa natureza desenvolver hábitos. Você desenvolverá hábitos, quer queira, quer não. Partindo dessa premissa, o melhor caminho é agir intencionalmente e desenvolver bons hábitos.

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