Você pode aumentar sua produtividade e crescimento com alguns princípios ágeis

Tradução do artigo de Michelle Murphy

O futuro Gerente de Produto em mim (foto tirada por meu pai quando criança).

Sou certificado em Agile-Scrum e, na verdade, meio que odeio isso. Provavelmente é mais sobre os ambientes que tentei trabalhar no Agile, mas sempre resultou em mais papelada e menos produtividade do que eu gostaria.

No entanto, o Agile tem alguns princípios que são cruciais para o sucesso na criação de produtos digitais, aplicativos e sites. Na minha empresa, usamos o que chamo de “Agile Lite”, onde pegamos os 3 melhores princípios do Agile e evitamos o resto.

Esses são:

• Planejamento dividindo conceitos em tarefas menores
• Quem entra, tem que sair
• Retrospectivas com relatórios de burn down

Enquanto eu estava puxando o último relatório de burn down para um site que lançamos, tive uma epifania de que não apenas uso esses 3 princípios no trabalho, mas também os uso repetidamente na vida. Também percebi que esses princípios foram cruciais para o sucesso da minha carreira, embora ainda tivesse alguns dias de trabalho de 4 horas.

Veja como eu uso esses 3 princípios ágeis para viver uma vida produtiva e progressiva.

Planejamento dividindo conceitos em tarefas menores

No desenvolvimento de software, é impossível pensar em todas as linhas de código ou pixels de design que abrangerão o produto de uma só vez. É a epítome do termo “quebrar o cérebro”.

Em vez disso, os humanos mais sensatos dividem problemas maiores em tarefas específicas para desenvolvimento ou design.

No Agile, há um processo excessivamente complicado em que você atribui “story points” a cada tarefa e estima quantas tarefas você pode encaixar em um determinado sprint. No fundo, porém, trata-se de dividir as ideias em partes gerenciáveis. Você teria que perguntar à equipe do Medium, mas aposto que eles projetaram e construíram as ferramentas de formatação em uma linha do tempo completamente diferente da funcionalidade de marcação.

Na vida, quebrar conceitos maiores em tarefas é uma maneira fácil de atingir seus objetivos e não se esgotar. Por exemplo:

• Quando perdi 15 libras, concentrei-me em mudar um hábito de cada vez, em vez de mudar completamente meu estilo de vida de uma só vez
• Quando escrevi um livro, comecei definindo um cronômetro de 15 minutos por dia para escrever de forma criativa.
• Quando quero atingir uma meta anual, defino metas mensais que vão subindo até o resultado final que quero ver

A vida parece realmente opressiva quando você se concentra apenas no quadro geral ou nas grandes mudanças que precisa fazer. Você pode conseguir mais dando a si mesmo tarefas atingíveis com mais frequência.

Quem entra, tem que sair

Este princípio é honestamente o meu favorito para sair do Agile. Como o Agile exige que os sprints tenham um tempo definido, você só pode ajustar tantas tarefas em seu sprint. Portanto, se uma parte interessada ou colega tentar encaixar uma nova tarefa nesse sprint no meio do caminho, você reúne as tropas e escolhe algo para empurrar para o próximo sprint para que a estimativa geral de horas permaneça a mesma. Também conhecido como quem entra, tem que sair.

Com experiência em Gerenciamento de Projetos, enfrentar o aumento do escopo (onde as balizas do “sucesso” continuam a se mover) em um ponto é praticamente inevitável. Um em um dá a você uma ótima maneira de gerenciar isso sem gastar seus recursos e ainda manter seu cliente feliz.

Você pode usar essa metodologia para atingir seus objetivos e evitar o esgotamento em sua vida pessoal também! Por exemplo:

• Ao fazer planos, sei que só tenho energia social para um certo número de cafés ou jantares por semana. Se algo acontecer de repente, vou mover um hangout pessoal para a semana seguinte
• Ao fazer compras, só comprarei algo novo se puder doar ou vender algo que já possuo. Remover a desordem física me ajuda a remover a desordem mental
• Quando tenho de lidar com um drama pessoal, recuso-me educadamente a dar conselhos a amigos ou familiares até resolver os meus próprios problemas

Você sabe quando seu copo transborda e quando você tem espaço para mais. Não deixe que as necessidades dos outros ditem o que você pode lidar e mantenha um headspace administrável.

Retrospectivas com relatórios de Lite burn down

Se não refletirmos sobre de onde viemos, não podemos ajustar a eficiência e a progressão no futuro. Agile garante que isso aconteça com retrospectivas e relatórios de burn down. Uma retrospectiva é uma reunião em que a equipe reflete sobre o que deu certo, o que poderia ser melhorado e o que aprenderam em um determinado sprint. Um relatório de burn down é uma análise das horas e tarefas concluídas versus o que está projetado.

O relatório de burn down foi o que me deixou exausto quando eu estava participando totalmente do Agile. Eu estaria em reuniões o dia todo apenas para passar 2 horas todas as noites compilando um relatório de burn down. Eu precisaria que meus engenheiros e designers me dissessem quantas horas eles trabalharam em cada minuto de funcionalidade. Então, em outro trabalho, as retrospectivas podem levar 2 horas algumas vezes. Estou exausta só de pensar neste momento da minha vida.

No meu trabalho atual, usamos o que chamo de versão “Lite” de cada um desses princípios. Para retrospectivas, usamos este modelo Miro e pedimos que as pessoas deixem seus comentários antes da reunião. Dessa forma, usamos a reunião apenas para revisar os temas e tópicos de alto nível. Para relatórios de burn down, eu olho para o nosso Gerenciamento de Recursos pelo Smartsheet a cada duas semanas para ver se algum dos orçamentos está totalmente fora de sintonia. Então eu puxo um relatório de fim de ano.

Embora a metodologia possa ser melhorada, o conceito é sólido como uma rocha. Reserve um tempo para revisar como você se saiu para poder fazer ainda melhor no futuro. Por exemplo:

• Ao atingir as metas anuais, reviso meu progresso em relação às metas mensais no final de cada mês e ajusto o próximo mês de acordo. Talvez eu tenha superado um objetivo e queira trazer um novo (leia-se: princípio de um em um fora), ou talvez eu precise dar um pontapé inicial
• Ao controlar minhas finanças, reviso minhas transações no Mint.com uma vez por semana (às quartas-feiras com uma taça de vinho, para ser mais específico) e faço ajustes em meus hábitos de consumo com base em como estou acompanhando meu orçamento
• Ao ler livros, acompanho o que pensei no Goodreads e ajusto minha lista de “desejo de ler” dependendo de como gostei do meu livro anterior

Agile é popular por uma razão. Seus princípios permitiram a construção de alguns dos melhores produtos e ferramentas do mundo. Mas, como tudo na vida, a moderação é fundamental — e você pode obter muitos dos benefícios do Agile sem se envolver totalmente em seus conceitos e termos.

Se você tirar algo do Agile, recomendo aplicar esses 3 princípios à sua vida:

• Planejamento dividindo conceitos em tarefas menores
• Um em um fora
• Retrospectivas com relatórios de burn down leves

Você não precisa gerenciar sua vida, mas pode aumentar sua produtividade e crescimento pegando alguns princípios ágeis para toda a vida.