O paradoxo do começo

Esses dias parei pra pensar sobre a dificuldade da organização de eventos que sofro todos os anos. Eu não sei porquê eu teimo com isso, mas já devem fazer pelo menos uns 8 anos que eu organizo eventos e sempre tô aí de novo na luta, embora sempre com dificuldades. Por isso resolvi escrever esse texto em forma de desabafo e também de colocar no papel uns pensamentos.

A Codecon Digital

Antes de tudo eu queria contar um pouco como foi organizar a última edição da Codecon Digital, um evento online diferentão que tentamos fazer por aqui.

Tudo começa muito tempo antes do evento acontecer. Começamos o planejamento em novembro de 2022, onde definimos mais ou menos como o evento aconteceria e depois partimos para fazer o mídia kit. Nessa hora, já temos que tirar uma grana do nosso bolso pra conseguir contratar uma designer para que o mídia kit cause uma boa impressão para os patrocinadores.

Daí começamos a "caça" a empresas que poderiam se interessar... vamos atrás de empresas que vendem serviços para desenvolvedores, startups (que geralmente precisam contratar), enfim, damos tiro para tudo quanto é lado, hahaha. Algumas reuniões aqui, vários "não" por ali, outros "sim" por acolá, a gente vai fechando.

Esse ano, tivemos um baque pois muitos patrocinadores que estavam com a gente há alguns anos não tinham mais verba para patrocínio. Isso tudo acarreta em uma diminuição do investimento do evento também.

Ano passado cada palestrante e host da Codecon recebeu cerca de 500 reais pela participação. A gente tem a prática de dividir uma parte dos lucros com todos, isso foi muito legal. Também ano passado a gente conseguiu investir bastante em divulgação e a grande maioria dos nossos investimentos foram em criadores de conteúdo tech. Seja no Youtube, Twitter, Instagram e até Newsletters! O total foi de quase 40 mil reais em divulgação que ajudaram essa galera a continuar criando conteúdo gratuito pra comunidade.

Esse ano, devido ao baixo investimento de patrocínio a gente não conseguiu fazer tudo isso, investimos bem menos em mídia (cerca de 10 mil reais), tivemos que cortar interprete de libras pois não ia ser economicamente viável, e o valor dividido dos lucros foi de cerca de 150 reais (triste) para cada palestrante/painelista/host.

Esta falta de investimento também faz a gente entrar num paradoxo. Estamos na terceira edição da Codecon Digital. Para que eu consiga vender patrocínios na próxima, eu preciso ter várias pessoas participando do evento este ano... mas, pra eu conseguir várias pessoas no evento eu preciso de dinheiro pra conseguir divulgar. Ano passados tivemos 2.000 pessoas no evento, este ano não conseguimos passar de 1.000.

Chamo isso de paradoxo do começo.

E isso não é só com a Codecon Digital, acontece nos eventos presenciais, em projetos pessoais, em um podcast. Parece que tudo para dar certo ou precisa de um investimento inicial muito bom ou precisa de tempo. Com o tempo, a insistência, uma hora as coisas começam a dar mais certo. Se parar pra pensar... isso funciona com a nossa carreira também né?

Voltando a contar a história de como é organizar um evento online

Depois de suar conseguindo alguns patrocinadores, a gente começa a etapa de construir o mapa e as atividades. Como já é nossa terceira edição, algumas coisas já estão prontas, mas mesmo assim precisamos "atualizá-las".

O Code-codes é um jogo desenvolvido inicialmente para ser um bot do Discord, que a gente adaptou para que o resgate de códigos seja por uma página que a gente adiciona como embed no Gather. Basicamente é um sistema que você consegue resgatar um código alfanumérico e recebe determinado número de pontos por ele. A atualização dele se dá basicamente em pensar quais serão os códigos e importar no banco de dados. A partir daí temos um ranking com premiação para os 10 primeiros (ano passado conseguimos comprar um Playstation 5, esse ano a premiação máxima foi uma permuta).

Enigmas: talvez o jogo mais complexo de se fazer. Esse contamos com duas pessoas (um redator e uma psicóloga) para pensar em imagens e textos para que a gente crie os enigmas. Depois passamos para designers fazerem as montagens com imagens, textos, vídeos e sons e depois programamos em HTML/CSS tudo, já que o backend já está pronto desde a primeira edição.

Esse é uma montagem feita por uma designer para responder o enigma "AUTUMN TWILIGHT"

Esse ano criamos dois jogos novo. Os baús onde basicamente é um sistema que faz um sorteio e decide se você vai receber um código pro code-codes, um prêmio ou nada, hehe. E uma caça ao tesouro, onde a pessoa precisava encontrar todas as palavras na sequência certa.

Essas são algumas das atividades que temos no mapa, mas também temos o próprio mapa para desenvolver. O desenvolvimento do mapa leva alguns meses e passa por várias pessoas.

Este ano optamos por comprar um tileset de RPG que um artista digital criou. Com isso em mãos, nossa designer terceirizada desenvolveu o mapa do evento usando o Tiled. Em paralelo também contamos com outro artista de pixel art para criar elementos e personagens diferentes que gostaríamos de colocar no mapa.

Essa decisão de que tema e de que elementos e personagens a gente colocaria no mapa, foi decidida em paralelo com nossos voluntários. Basicamente fizemos um workshop onde as pessoas davam ideias aleatórias e depois a gente votava nos melhores.

Também tem muita colaboração.

Depois com tudo pronto, eu mesmo joguei tudo no Figma e comecei a parte de "decoração". Onde definia onde cada personagem ficaria, como seriam os stands e como seria a experiência dos participantes no mapa.

Finalizando e esperando o dia chegar

Depois de finalizar o mapa é hora de importar o mesmo no Gather. É a terceira vez que conseguimos apoio do Gather. Eles se encantam demais com o que conseguimos fazer com a ferramenta e decidiram sempre nos apoiar (o que dá pra gente uma economia de mais de R$ 100 mil reais).

O Gather possui um editor de mapas onde você consegue definir portais, áreas impassáveis, objetos interativos, entre outros. É nessas horas que colocamos os bugs por lá. Os bugs são basicamente insetos em pixel art que espalhamos pelo mapa com códigos resgatáveis no Code-codes.

Também é nessa hora que alinhamos as coisas usando a API do Gather. Esse ano além dos bugs dourados (alguns bugs que somem depois que alguém os encontra), usamos a API para criar um joguinho onde as pessoas precisam subir nos pedestais para que um baú aparecesse.

No dia do evento, esse ano, tudo correu mais tranquilo. Ano passado a gente teve muitos problemas com pessoas perdidas em uma área de onboarding que criamos. Esse ano a pessoa já aparecia no mapa e ia explorar, dessa forma tivemos bem menos reclamações.

O final do evento

Pra mim a melhor parte de um evento é quando ele acaba.

Não por nada, mas é que dá muito trabalho, mas quando você chega ao fim percebe que tudo deu certo e pode trocar ideia com as pessoas sobre o evento ou sobre outras coisas da vida é muito bom.

Esse ano fizemos uma live onde divulgamos os vencedores, as respostas dos enigmas e também alguns dos códigos que espalhamos pelo mapa. Foi bem divertido, pelo menos 200 pessoas estavam ao vivo nesse momento para acompanhar e trocar ideia.

Depois que acaba o evento sempre vem um pensamento na cabeça de que não vale a pena todo o esforço de fazer um novo (dá trabalho, eim?), mas alguns feedbacks que recebemos sempre me deixam com a pulga atrás de orelha. Principalmente este, que é um evento digital com uma experiência diferente.

Pessoas de lugares que geralmente não possuem eventos de tecnologia sempre mandam mensagens que queriam que fizéssemos mais edições e que é muito bom poder participar de um evento desse estilo pois não rola nada assim onde eles moram.

Mas realmente, é bastante trabalho. Eu acabei até ficando meio doente por baixa de imunidade na semana do evento, pois tive que ficar várias noites acordadas programando ou configurando coisas do mapa. Mesmo com ajuda de alguns voluntários, conseguindo terceirizar algumas coisas, não é fácil.

Até mês passado também conseguimos pagar uma agência pra cuidar das nossas redes sociais, mas devido ao baixo resultado da Codecon Digital e a dificuldade de patrocínio nos outros eventos que estão por vir, tivemos que cancelar e agora o trabalho aumentou bastante pois preciso também conseguir cuidar das redes sociais e criar conteúdo.

Enfim, não é fácil e é mais um paradoxo: continuar para não deixar "o samba morrer" e colher os frutos lá na frente ou focar em outras coisas? Fica aqui meu desabafo misturado com bastidores.

Se quiserem deixar um comentário vou adorar discutir sobre o assunto!