A galera já deu várias contribuições de ferramentas, mas vou deixar o meu pitaco aqui também.
Eu uso muito o Notion, acho uma ferramenta bem tranquila de usar e muito boa para me organizar. Entretanto, para ter algo mais rápido e que evite que eu saia do foco de uma task que esteja realizando e me distraia, gosto de utilizar o Taskbook.
É uma ferramente de terminal. Nele normalmente anoto minhas tarefas, mas quando surge ao na minha cabeça na hora que estou focado no trabalho e não quero sair e correr o risco de me distrair, simplesmente abro o terminal(CTRL+ALT+T), no terminal, digito (tb -t [Idea/tarefa quero anotar]) e pronto.
Depois transfiro para o Notion.
Pra mim, que me distraio facilmente, esse fluxo é uma mão na roda.