Atualmente não acabo colocando métrica de tempo necessário, talvez seja um ponto importante para o futuro.

Utilizo o Todoist, nele coloco uma label chamada frog, assim inicio o dia com Today's frog, que seria o "sapo" que preciso comer hoje. Assim começo por esse sapo, que seria a coisa mais difícil, dentro dessa task coloco as outras menores, é basicamente assim que faço, nada muito complexo.

Ao meu ver, o uso do Notion torna a vida complicada, você perde mais tempo definindo um modelo do que usando o modelo em si. Eu utilizaria coisas já prontas.