Prompts do ChatGPT para auxiliar gerentes de projeto

À medida que nos aproximamos do primeiro aniversário do ChatGPT, é como se uma festa de inteligência artificial estivesse acontecendo nos bastidores, transformando nossas tarefas tediosas em espetáculos cômicos de eficiência. A IA generativa não está apenas mexendo os pauzinhos, mas sim dando uma aula de mágica, transformando decisões difíceis em truques fáceis e trazendo insights mais profundos do que um filósofo em um poço sem fundo! Tudo isso para criar soluções tão inovadoras que até mesmo o tio do pavê ficaria impressionado. Prepare-se para o futuro, porque, aparentemente, os gerentes de projeto agora são os rockstars do caos organizado! 🚀✨

De acordo com uma pesquisa da FlexOS, aproximadamente 81% dos usuários de IA generativa admitem que essa tecnologia impulsionou sua produtividade, destacando eficiência de tempo, aumento da produção em menos tempo, automação de tarefas repetitivas e melhoria na precisão e qualidade do trabalho. Há muito potencial na IA generativa e em sua aplicação em ambientes de negócios.

Os gerentes de projeto têm diversas oportunidades para aproveitar o ChatGPT e outras ferramentas de IA generativa, possibilitando um planejamento de projeto mais confiante e preciso, identificação e mitigação de riscos, e descoberta de áreas ocultas que não teriam sido consideradas sem a assistência da IA. Isso terá um impacto direto nos resultados do projeto e levará a abordagens mais minuciosas e detalhadas.

Abaixo estão alguns prompts do ChatGPT que você pode experimentar para aprimorar sua gestão de projetos:

Planejamento de Projeto e Marcos

Para o planejamento de projetos, o Professor Dr. Te Wu, CEO da PMO Advisory, recomenda que os gerentes de projeto usem os seguintes prompts:

"Elabore perguntas para fazer durante a reunião para iniciar o projeto."
"Preciso de sua assistência para projetar um modelo de avaliação de riscos do projeto."
"Forneça uma lista de verificação para a entrega e conclusão do projeto."

Para um prompt mais abrangente adaptado às suas necessidades de planejamento, Jean Kang, gerente de programa estratégico na Figma, sugere este prompt e compartilha a estrutura que ela usa para que você possa personalizá-lo de acordo com suas necessidades:

"Como gerente de projeto [função], sou responsável pelo lançamento de um novo site de comércio eletrônico [exemplo de projeto]. O projeto está planejado para abranger 6 meses e envolve vários departamentos como design, desenvolvimento e marketing [contexto]. Por favor, crie um plano abrangente do projeto que inclua objetivos, justificativa de negócio, escopo, cronograma, partes interessadas e métricas de sucesso [instrução] em formato de tabela [formato de saída]."
Para criar um plano detalhado do projeto com marcos, Kang usa este prompt:

"Crie um cronograma de projeto com marcos, datas de início e término, objetivos, tarefas e partes responsáveis para o lançamento do projeto X. Forneça e sugira marcos, suas datas de início e término, objetivos, tarefas e a parte responsável por cada marco em um formato de tabela."

Análise de Riscos

O gerente de projeto e analista Liam Hunt da GoldIRAGuide.org compartilha seu prompt padrão para análise de riscos:

"Identifique riscos potenciais associados a [detalhes específicos do projeto] e sugira estratégias de mitigação."
Você também pode perguntar ao ChatGPT:

"Elabore uma avaliação detalhada de riscos para este projeto."
Finalmente, o consultor de projetos baseado no Reino Unido, Andy James, compartilha que usa o ChatGPT como uma verificação para ver se algo está faltando. "Por exemplo, digamos que eu esteja iniciando um projeto e estejamos gerando ideias para os riscos potenciais do projeto a serem registrados e monitorados no RAID," James começa.

"Após a reunião eu diria ao ChatGPT: 'Estamos fazendo um projeto para realizar X e abaixo estão os riscos que identificamos, há algo que deixamos passar?' Isso geralmente apresenta várias coisas úteis para discutir."

Reuniões e Relatórios

Outro favorito de Hunt para fornecer relatórios e atualizações pós-reunião é: "Redija um e-mail de atualização do projeto para as partes interessadas de [nome do projeto] destacando conquistas-chave, desafios atuais e próximos passos." Isso ajuda a fornecer um esboço para estruturar o conteúdo.

E para conceituar e resumir facilmente os destaques de um relatório extenso, a gerente de projeto de marketing Taylor Caplan da Duckpin usa estes prompts:

"Esboce os pontos-chave de [relatório]. Foque em qualquer menção de [destaque quaisquer temas importantes que você gostaria de ter como foco principal]."
"Ajude-me a elaborar uma agenda para a reunião de status do projeto."

Engajamento das Partes Interessadas

Kang, que também aconselha gerentes de projeto em suas jornadas de carreira, compartilha este prompt útil e muito específico ao antecipar conversas difíceis com as partes interessadas, mal-entendidos e tensões:

"Por favor, simule o diálogo e forneça orientações passo a passo para me ajudar [gerente de projeto] a me preparar da melhor forma ao lidar com um stakeholder resistente. Contexto: Eu quero lançar um novo projeto X e um stakeholder chave não consegue ver por que é importante. Forneça dicas com potenciais preocupações e justificativas apresentadas em um formato de tabela? Eu quero que a coluna de justificativas inclua 2-3 bullets cada para pontos de discussão."

Outros Prompts Úteis do ChatGPT para Gestão de Projetos

"Como líder sênior com vários projetos em Projetos de Tecnologia Emergente e Inovação, eu uso o ChatGPT diariamente", relata Rob Petrosino, chefe de tecnologia emergente e inovação na Peak Activity.

"Meu prompt chave é adicionar ao final de qualquer pergunta ou pedir ao ChatGPT: 'Que outras informações você precisa para concluir esta tarefa?' Ao fazer essa pergunta, posso expandir minha ideia original e ajudar o GPT a preencher quaisquer lacunas que não entenda."
A produtora de eventos GrowDisrupt, Stephanie Scheller, leva isso um passo adiante quando pergunta ao chatbot após a resposta inicial:

"Você pode detalhar um pouco mais isso em atribuições mais específicas, passo a passo?"
E finalmente, Hunt compartilha como ele aloca recursos de projeto, com:

"Analise os requisitos de recursos para [nome do projeto] dada a escopo atual e forneça recomendações para uma alocação de recursos ótima."